E-mails verminderen is altijd een goed idee. Waarom? Omdat we eigenlijk allemaal structureel veel te veel mailtjes ontvangen op een dag. Het lezen en beantwoorden van al die mailtjes kost veel tijd. En vraagt veel energie van ons brein. Door de hoeveelheid e-mails te verminderen kun je jezelf dus aardig wat tijdwinst cadeau doen. Het Effectieve Werken geeft je 3 handige en makkelijk toe te passen tips om e-mails te verminderen. Daarnaast kun je, zoals je in onderstaande video kunt zien, ook eens letten op de hoeveelheid mailtjes die je zelf elke dag verstuurt.
1. Maak een later-map. En een cc-map.
Heb jij jezelf een beetje de verplichting opgelegd om iedere mail direct te openen? Je bent één van velen. Waarschijnlijk kom je er dan ook meerdere malen per dag achter dat het direct openen van een mail niet nodig was. De mail is oninteressant of niet relevant op dat moment. Herkenbaar? Dan hebben we een goede oplossing voor je. Maak een ‘later-map’ aan in je mailprogramma. Als je mails van bepaalde mailadressen wél wilt ontvangen, maar makkelijk op een later moment kunt lezen, dan kun je deze mailtjes (in Outlook via ‘regels en waarschuwingen’) direct aan laten komen in deze map. Hetzelfde kun je doen met alle mails waar jij in de cc-staat. Je inbox blijft lekker overzichtelijk. Als je er tijd voor hebt – of zin in hebt – dan lees je eens je mailtjes in je later-map en cc-map.
2. Zet notificaties van je e-mail uit
E-mails bekijken, lezen, beantwoorden.. Het kost allemaal ontzettend veel tijd. Daarnaast raak je afgeleid van je taken wanneer je de mailbox de hele dag open hebt staan. Je productiviteit heeft eronder te lijden. Je hebt juist een hogere productiviteit nodig, nietwaar? Niemand kan en mag van jou verwachten dat je een mail binnen enkele seconden beantwoord. Zet de notificaties van je e-mail uit en open de mail alleen op vaste momenten per dag. Je kunt de dag starten en eindigen met het bijwerken van je mailbox. Indien nodig, of gewenst, kun je ook nog een moment rond de lunchpauze kiezen. Schakel in de tussenliggende perioden de mailbox gewoon helemaal uit. Zo kun je eenvoudig de tijd voor je e-mails verminderen.
3. Schrijf jezelf uit!
Heb jij enig idee hoeveel nieuwsbrieven, blogs, aanbiedingen en reclame jij ontvangt per mail? Deze mailtjes ontvang je niet zomaar. Goede kans dat je je er in het verleden zelf op ingeschreven hebt. Een aardig deel van deze mails is na een tijd niet meer relevant voor je. Toch blijven we de mails ontvangen en verwijderen we deze gewoon direct wanneer ze binnenkomen. Dit kan makkelijker! In vrijwel elke mail, vaak helemaal onderaan, staat de optie om je uit te schrijven. Het is een kleine moeite en het levert je veel tijdbesparing op. Daarnaast wordt een effectieve mailcommunicatie met collega’s ook makkelijker als deze mailtjes niet terecht komen tussen eindeloos veel nieuwsbrieven die je toch niet leest.
Effectief tijd besparen op het werk
De hoeveelheid e-mails verminderen op een dag is altijd een goed idee. Ongemerkt ontvangt iedereen er eigenlijk te veel. Daarnaast kun je ook de tijd die je aan je mailtjes besteedt verminderen. Je kunt veel leukere dingen doen met je tijd, toch? Wil jij ook meer tijd overhouden aan het einde van de dag? Volg dan eens een time management cursus. Wil je meer weten? Neem dan eens contact met ons op.
