Heerlijk in control je weekend in!
Mag ik deze week een uurtje van je tijd lenen? Je krijgt er een voldaan gevoel en extra productiviteit voor terug. En oh ja, dat uurtje verdien je dubbel en dwars terug. Deal? Dank je wel, leuk! Ik neem je mee in een wekelijks moment waarop jij je werksysteem weer volledig op orde brengt en je bewust nadenkt over de belangrijkste resultaten die je wilt bereiken.
Wat is een Wekelijks Onderhoud?
Kort en krachtig gezegd; eens per week loop je aan de hand van een persoonlijke checklist een aantal punten langs in je werkorganisatie en je functie- en persoonlijke doelen. Het mooie is dat je alle vrijheid hebt om die checklist helemaal af te stemmen op je eigen wensen. Wel handig natuurlijk om te profiteren van de ervaring van gerenommeerde timemanagement en effectiviteitsgoeroes Stephen Covey en David Allen.
Wat brengt het je?
Er zijn twee effecten. In de eerste plaats brengt een wekelijks checkmoment je meer rust, controle en daarmee ontspanning in je werk. In de tweede plaats merk je dat je mee gefocused en productiever bent. En dus meer voldoening voelt aan het einde van je werkweek. De moeite waard om er eens mee te experimenteren!
Wat is een goed moment voor Wekelijks Onderhoud?
David Allen is er duidelijk over, het beste moment is je laatste werkdag voor je weekend. Direct na de lunch is een mooi moment. Dan heb je de rest van de middag om nog actie te ondernemen mocht dat nodig zijn.
Hoe organiseer je het voor jezelf?
Het handigst is een vaste afspraak van 60 minuten in je agenda met een wekelijks terugkeerpatroon. Je checklist kun je heel makkelijk opnemen in je notitieveld.
Altijd bij de hand. En wil je iets veranderen? Open de reeks, doe de aanpassing, en overal in je agenda heb je jouw checklist in één keer aangepast.
Welke onderdelen heeft een Wekelijks Onderhoud?
In onze cursus timemanagement trainen we onderstaande hoofdlijn.
Voel je vrij om af te wijken. Dit weekmoment moet immers voor jou werken.
Stap 1. Je werkorganisatie op essentiële punten doorlopen.
Stap 2. Reflectie op je doelen (gewenste resultaten in je werk).
Stap 3. Reflectie op je persoonlijke doelen.
Stap 4. Je top drie prioriteiten voor maandag.
Met een leeg hoofd je weekend in!
Stap 1 – Je werkorganisatie op essentiële punten doorlopen
1a – Verzamel aantekeningen en notities
Bekijk alles, zet de acties die hier uit voortvloeien op je takenlijst. Scan en archiveer wat nodig is en gooi de rest weg. Ruimt lekker op!
1b – Zoek in je agenda van afgelopen week
Loop per dag je agenda na. Alles geregeld? Of kom je nog zaken tegen waar jij nog iets voor moet doen? Zet die op je takenlijst.
1c – Bekijk je agenda voor de komende week
Is er nog voorbereiding nodig? Wil je nog iets veranderen in je agenda? Afmelden voor een vergadering? Een afspraak opschuiven, bijvoorbeeld omdat er nog geen ontwikkelingen zijn? Wees zuinig op je tijd! Zorg dat alleen de afspraken en meetings overblijven die rechtstreeks bijdragen aan je doel!
1d – Kijk eens naar je ‘Wachten op-lijst’
Op deze lijst staat alles waar je nog op wacht omdat je een ander om informatie of een reactie hebt gevraagd, zodat je dit niet hoeft te onthouden. Is het nodig om mensen te herinneren? Doe dat dan direct. Heb je nog geen ‘Wachten op-lijst’? Lees dan in onze blog ‘100% overzicht over je Wachten Op‘ hoe Outlook dit heel makkelijk maakt.
1e – Maak je hoofd leeg – minddump
Schrijf alle open eindjes in je hoofd op. En check of die zaken al op je takenlijst staan.
Stap 2 – Reflectie op je doelen (gewenste resultaten in je werk)
In deze stap check je de voortgang in je allerbelangrijkste doelen of projecten.
Hiermee voorkom je dat er in de waan van de dag te weinig aandacht gaat naar één van je belangrijkste projecten of doelen.
Hieronder een voorbeeldje aan de hand van twee doelen uit mijn eigen praktijk.
Doel 1 – Google positie 1 voor cursus timemanagement
Doel 2 – Een doelconversie op onze website van 5%
De afspraak met mezelf is dat ik iedere week tenminste twee concrete acties doe die hieraan bijdragen. Tijdens mijn Wekelijks Onderhoud doe ik de check. Is dit gelukt? Of niet? Daarna zorg ik dat er voor komende week twee nieuwe acties worden toegevoegd aan mijn takenlijst en is de voortgang geborgd.
Een andere variant is dat je je grotere projecten benoemd inclusief de deadline.
De afgelopen week zag ik de volgende voorbij komen bij deelnemers aan onze training timemanagement:
>> Een gezellige relatiedag met 200 klanten.
>> Op 1 december ons CRM-systeem volledig gebruiksklaar.
>> Ziekteverzuim 2015 naar 4,6 procent.
Wekelijks check je voor jezelf:
Ben ik afgelopen week opgeschoten? en
Welke acties wil ik hierin komende week ondernemen?
Stap 3 – Reflectie op je persoonlijke doelen
Deze stap komt sterk overeen met stap 2, alleen gaat het er hier om dat jij je persoonlijke doelen scherp in beeld houdt. Denk bijvoorbeeld aan jouw verbeterpunten uit je beoordelings- of functioneringsgesprek. Of aan jouw wens om meer tijd en aandacht te besteden aan het ontwikkelen van je vakkennis.
De afgelopen week zag ik de volgende doelen voorbij komen:
>> Beter omgaan met kritiek door me niet te verdedigen maar uitleg te vragen.
>> Echt leren werken met Evernote.
>> 30 minuten per dag bewegen.
>> Mijn kennis op het gebied van arbeidsvoorwaarden verbeteren.
Het idee is dat je een lijstje maakt waar je eens per week naar kijkt. Vraag je af of je voldoende voortgang boekt. En welke actie je komende week wilt nemen om dichter bij je doel te komen.
Stap 4 – Je top drie prioriteiten voor maandag
De laatste stap! Je bent weer helemaal in control.
Alleen nog even de maandag voorbereiden. Kijk eerst even in je agenda voor maandag. Hoeveel tijd heb jij maandag vrij beschikbaar om taken te doen? Pak vervolgens je takenlijst er bij en kies alvast de drie taken die het meest bijdragen aan jouw doelen. Hoef je daar maandag niet meer over na te denken.
Ik wens je een heel fijn en relaxed weekend!
Oh ja, wil je een checklist voor het Wekelijks Onderhoud?
Mail me op arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl en ik mail hem graag!
Hartelijke groet,
Arjan
