Time management: werken van groot naar klein

22 mei 2018

Time management is in de basis vooral werken van groot naar klein. Veel mensen doen dit juist andersom, vanuit de gedachte dat als de kleine taken maar gedaan zijn de rest ook wel zal lukken. In werkelijkheid is de kans dat je al je taken kunt afronden op je werkdag kleiner wanneer je met kleine taken begint dan wanneer je met grote taken begint. Herken je dat? Het Effectieve Werken laat je zien waarom het slim is om met grote en belangrijke taken te starten.

 

Wanneer we tijd in een potje stoppen

Laten we eens kijken naar de bekende proef met tijd in een potje. Ken je die? We leggen het graag even uit. Je hebt een lege glazen pot of een vaas. De lege ruimte is de tijd die je in kunt vullen. Vervolgens heb je verschillende soorten taken, namelijk belangrijke taken, iets minder belangrijke taken en de minst belangrijke taken. Belangrijke taken zijn grote stenen, de minder belangrijke taken zijn knikkers en de minst belangrijke taken is zand. Als je eerst het zand in de glazen pot gooit, dan de knikkers en dan de grote stenen, dan zal je zien dat het niet in de pot past. Doe je eerst de grote stenen in de pot, dan de knikkers en als laatste het zand, dan past het wel. Kijk maar naar onderstaand voorbeeld.

 

 

Wat zegt dit over prioriteiten stellen?

In de wereld van time management is prioriteiten stellen heel belangrijk. Zoals de proef met de pot natuurlijk ook aangeeft kun je veel meer in je dag – dus in je tijd – doen wanneer je begint met de grote zaken. Time management draait dus om het werken van groot naar klein, zodat je echt alles gedaan krijgt op je werkdag. Hiervoor is prioriteiten stellen dus echt noodzakelijk. Geef hierbij de belangrijke zaken altijd voorrang op de kleine zaken die beduidend minder belangrijk zijn voor je succes en voor het behalen van je doelen. Je kunt hierbij gebruik maken van de prioriteitenmatrix voor het stellen van je prioriteiten.

 

Tip: analyseer je taken met regelmaat

We hebben niet allemaal hetzelfde werk, gelukkig. Voor de één ziet elke werkdag er compleet anders uit, voor de ander bestaat iedere werkdag uit dezelfde taken. Voor deze laatste groep is het verstandig om de taken met regelmaat te analyseren. Wat nu belangrijk is voor het bereiken van je doelen hoeft over een maand niet meer te behoren tot de meest belangrijke taken. Je doelen veranderen met de tijd en dus is het nodig om met regelmaat nieuwe prioriteiten te stellen, ook wanneer je dagen gevuld zijn met nagenoeg dezelfde taken. Door met regelmaat je taken te analyseren kun je steeds opnieuw de juiste prioriteiten stellen. Dit zorgt ervoor dat je productiever bent en geen uitstelgedrag gaat vertonen doordat je prioriteiten verkeerd liggen. Klinkt goed toch?

 

Tip:

 

Met time management lukt het je wel!

We horen vaak dat het gewoon onmogelijk is om alle taken op tijd uit te voeren. Maar is dat werkelijk zo? Of gaat er in dat geval iets mis? Vraag jezelf eens af …. Stel jij de juiste prioriteiten? Of besteed je regelmatig tijd aan werk dat niet tot jouw verantwoordelijkheden behoort. Met goed time management lukt het je beter om alles op tijd gedaan te krijgen. Volg eens een time management cursus en je zult zien dat ook jij tijd over kunt houden. Wil jij meer weten? Neem dan gerust eens contact met ons op.