Je opent op maandagochtend je agenda. Vol. Vergaderingen, afspraken, focusblokken, belafspraken en ergens tussendoor ook nog je e-mail verwerken. Je hebt goed gepland. Tenminste, dat denk je. Tot om 09.17 uur een collega binnenloopt met een vraag. Om 10.30 uur duurt een overleg twintig minuten langer. Rond de lunch komt er een spoedklus binnen van een klant. En aan het einde van de middag kijk je naar je planning en denk je: ik ben de hele dag druk geweest, maar wat heb ik nu eigenlijk echt gedaan?
Herkenbaar?
Veel kenniswerkers proberen grip te krijgen door steeds beter en vooral steeds meer te plannen. Alles krijgt een plekje. De agenda wordt een soort Tetris-spel waarin ieder vrij kwartiertje wordt opgevuld. Dat voelt georganiseerd. Alleen is een volle agenda nog geen goede planning.
Sterker nog: als je productiever wilt werken, je tijd beter wilt indelen en meer gedaan wilt krijgen, is minder plannen vaak juist de oplossing.
In deze blog besteed ik aandacht aan de volgende vragen:
- Waarom werkt een volledig volgeplande agenda vaak tegen je?
- Wat is het verschil tussen plannen en proppen?
- Hoe helpt minder plannen bij prioriteiten stellen?
- Hoeveel ruimte laat je bewust vrij in je agenda?
- Hoe kun je praktisch beter en effectiever plannen?
Wat is effectief plannen?
Effectief plannen betekent in mijn beleving niet dat je zoveel mogelijk activiteiten in een dag probeert te krijgen. Effectief plannen betekent dat je vooraf nadenkt over wat je wilt bereiken en daar bewust tijd en aandacht voor reserveert.
Dat is een belangrijk verschil.
Veel professionals plannen vanuit activiteiten. Om 09.00 uur overleg, om 10.00 uur e-mail, om 11.00 uur rapport schrijven en om 12.00 uur lunch. Maar de vraag die daarvoor hoort te komen is: wat moet er deze week echt gerealiseerd zijn? Waar wil ik vrijdagmiddag tevreden op terugkijken?
Vanuit die gewenste uitkomst ga je plannen. Eerst het belangrijke werk. Daarna de rest.
Binnen timemanagement gaat het dus niet alleen over tijd. Het gaat vooral over keuzes maken. Waar besteed jij je tijd wel aan en waar niet aan? Wat verdient jouw beste energie? En welke taak kan wachten, korter, anders of misschien helemaal weg?
De valkuil: plannen wordt proppen
Ik zie het regelmatig tijdens trainingen. De agenda staat van boven tot onder vol. Soms zelfs met verschillende kleuren. Dat ziet er indrukwekkend en georganiseerd uit. Maar vraag ik: hoeveel ruimte heb je deze week voor iets onverwachts? Dan is het antwoord vaak: eigenlijk niet.
En daar zit het probleem.
Een werkweek verloopt bijna nooit exact zoals je vooraf bedenkt. Een klant belt. Een collega heeft support nodig. Een overleg loopt uit. Een systeem werkt niet. Een belangrijke e-mail vraagt vandaag om actie. Of je hebt zelf gewoon een ochtend waarop een ingewikkelde taak meer tijd kost dan gedacht.
Als je 100% van je beschikbare tijd plant, hoeft er maar iets te gebeuren en je planning loopt achter.
Vervolgens ga je schuiven. De focusklus van dinsdag gaat naar woensdag. Woensdag wordt donderdag. En donderdagmiddag kijk je naar een agenda vol doorgeschoven werk. Je planning die rust moest geven, geeft nu juist druk.
Dat is geen effectief plannen meer. Dat is proppen.
Waarom minder plannen je productiever maakt
Minder plannen klinkt misschien alsof je minder ambitieus wordt. In de praktijk kan het tegenovergestelde gebeuren. Je creëert ruimte om je plan daadwerkelijk uit te voeren.
Denk eens aan autorijden. Als je voor iedere rit exact uitgaat van de theoretische reistijd zonder rekening te houden met parkeren, een file of een omleiding, kom je regelmatig te laat. Met je werkweek werkt het ongeveer hetzelfde. Een planning zonder marge is kwetsbaar.
Ruimte in je agenda heeft een aantal praktische voordelen.
- Je kunt onverwacht belangrijk werk opvangen zonder direct je hele week om te gooien.
- Je hebt ruimte om een taak af te ronden als die iets langer duurt.
- Je hoeft minder vaak afspraken met jezelf te verschuiven.
- Je ervaart meer overzicht en regie.
- Je kunt gemakkelijker kiezen voor een belangrijke kans of een collega die echt support nodig heeft.
- Je houdt tijd over om te denken, reflecteren en vooruit te kijken.
En misschien nog belangrijker: lege ruimte maakt zichtbaar dat niet alles vooraf te voorspellen is. Dat is geen slechte planning. Dat is realistisch plannen.
Plan bewust niet je hele week vol
In een van mijn favoriete boeken over effectief werken, Grip van Rick Pastoor, komt een praktisch advies terug: plan minimaal 20% van je week niet. Dat vind ik een krachtig uitgangspunt.
Werk je bijvoorbeeld 40 uur? Dan betekent dit dat je ongeveer 8 uur niet vooraf dichtzet met afspraken en taken. Dat betekent niet dat je acht uur niets doet. Het betekent dat je die tijd nog niet vooraf claimt.
Die ruimte is je vangnet.
Een klus loopt uit? Je hebt ruimte. Er komt een belangrijk verzoek binnen? Je kunt bewust kiezen. Je bent sneller klaar met je belangrijkste taak? Mooi. Dan kun je vooruitwerken, een collega helpen of eindelijk eens rustig nadenken over dat verbeteridee dat al weken in je hoofd zit.
Hoeveel ruimte jij precies nodig hebt, hangt natuurlijk af van je functie. Iemand met veel ad-hoc klantvragen heeft waarschijnlijk meer ruimte nodig dan iemand die dagenlang geconcentreerd aan één project kan werken. De kern blijft hetzelfde: plan niet alsof iedere minuut voorspelbaar is.
Prioriteiten stellen vóórdat je gaat plannen
Een andere fout die ik vaak zie: mensen openen hun agenda en gaan direct schuiven met activiteiten. Eerst organiseren en daarna pas nadenken over belangrijkheid.
Draai dit eens om.
Begin je week niet met de vraag: wat moet ik allemaal doen? Begin met: wat wil ik deze week bereiken?
Stel jezelf bijvoorbeeld drie vragen:
- Welke drie resultaten maken deze week voor mij succesvol?
- Welke activiteiten dragen daar rechtstreeks aan bij?
- Wat ga ik bewust niet doen of later doen?
Die derde vraag is belangrijk. Prioriteiten stellen betekent namelijk niet alleen bepalen wat eerst komt. Prioriteiten stellen betekent ook kiezen wat je niet doet.
Als alles prioriteit heeft, heeft uiteindelijk niets prioriteit.
Stel dat je deze week een voorstel voor een belangrijke klant wilt afronden. Dan is ‘voorstel klant X vrijdag verzonden’ een helder resultaat. Reserveer daar vervolgens bijvoorbeeld dinsdag van 09.00 tot 11.00 uur een focusblok voor. Niet: dinsdag twee uur administratie en dan maar kijken wat er langskomt.
Je agenda wordt zo een hulpmiddel om jouw prioriteiten uit te voeren in plaats van een opslagplaats voor alles wat mogelijk aandacht vraagt.
Beter plannen? Plan ook voorbereiding en verwerking
Nog een klassieke planningsfout: alleen de afspraak staat in de agenda.
Je hebt van 10.00 tot 11.00 uur een belangrijk klantgesprek. Maar je moet je nog voorbereiden. Na het gesprek moet je een offerte aanpassen, afspraken vastleggen en twee acties uitzetten. In je agenda staat alleen dat ene uur.
Op papier heb je dus één uur gepland. In werkelijkheid kost de afspraak misschien twee uur.
Wil je beter plannen, kijk dan naar de volledige activiteit. Wat heb je vooraf nodig? Wat moet er achteraf gebeuren? En hoeveel tijd kost dat realistisch?
Dit voorkomt dat voorbereiding en verwerking iedere keer in de ‘vrije’ gaatjes terechtkomen. Want precies die gaatjes had je nodig als buffer.
7 praktische tips om minder te plannen en meer gedaan te krijgen
Tip 1 | Bepaal eerst je weekresultaten
Kies aan het begin van je week maximaal drie tot vijf belangrijke resultaten. Geen lange takenlijst, maar concrete gewenste uitkomsten. Wat moet vrijdag echt af of aantoonbaar verder zijn?
Tip 2 | Plan je belangrijkste werk als eerste
Reserveer tijd voor werk dat impact maakt voordat je agenda volloopt met kleinere verzoeken. Heb je in de ochtend de meeste energie? Gebruik die uren dan niet automatisch voor e-mail, Teams en administratie.
Tip 3 | Houd minimaal 20% ruimte
Experimenteer eens met minimaal 20% ongeplande ruimte in je week. Vind je dat spannend? Mooi. Kijk een paar weken wat er gebeurt. Wordt die ruimte opgeslokt door zinloos werk of helpt het je juist om afspraken na te komen en rustiger te werken? Meten is weten.
Tip 4 | Plan niet ieder klein taakje in je agenda
Je agenda is vooral bedoeld voor tijdspecifieke afspraken en grotere tijdsblokken die je bewust wilt beschermen. Kleine niet-tijdspecifieke acties kunnen prima op een overzichtelijke takenlijst. Anders verandert je agenda in een onleesbare to-dolijst.
Tip 5 | Maak onderscheid tussen belangrijk en dringend
Een binnenkomende vraag voelt al snel urgent omdat iemand op jou wacht. Maar urgent is niet automatisch belangrijk. Vraag jezelf af: draagt dit bij aan mijn belangrijkste resultaten? Moet dit echt vandaag? En ben ik degene die dit moet doen?
Tip 6 | Kijk dagelijks opnieuw naar je planning
Een planning is geen contract met de werkelijkheid. Er verandert iets? Prima. Kijk opnieuw naar je prioriteiten en pas bewust aan. Het verschil zit in regie. Niet automatisch schuiven, maar opnieuw kiezen.
Tip 7 | Stop met plannen op basis van je ideale zelf
We zijn vaak optimistisch over wat we op een dag kunnen. ‘Dat rapport doe ik wel even in een uurtje.’ ‘Mijn mail werk ik in twintig minuten weg.’ En ’tussen twee afspraken door kan ik die presentatie nog wel aanpassen.’ Plan op basis van je werkelijke ervaring. Kost iets meestal anderhalf uur? Reserveer dan anderhalf uur. Een realistische planning geeft meer voldoening dan een ambitieuze planning die je iedere dag niet haalt.
Tijd beter indelen begint dus met keuzes maken
Timemanagement wordt vaak gezien als een verzameling technieken. Een handige takenlijst, een strakke agenda, timeboxing, Pomodoro, snelle stappen in Outlook en allerlei apps. Allemaal nuttig. Maar geen enkele techniek lost een gebrek aan keuzes op.
Je kunt een onrealistische hoeveelheid werk namelijk perfect organiseren. Het blijft een onrealistische hoeveelheid werk.
Daarom begint tijd beter indelen voor mij met vertragen. Even uit de uitvoering. Wat wil ik bereiken? Wat is belangrijk? Waar wil ik mijn tijd en energie aan besteden? Wat laat ik los?
Daarna ga je organiseren.
Dat klinkt misschien alsof het meer tijd kost. Maar juist door vooraf vijf of tien minuten goed na te denken, voorkom je dat je een hele dag heel efficiënt met de verkeerde dingen bezig bent.
Een simpel experiment voor komende week
Wil je ervaren wat minder plannen met je productiviteit doet? Maak er een experiment van.
Pak aan het einde van deze week je agenda voor volgende week erbij. Bepaal eerst je drie belangrijkste resultaten. Plan daarvoor concrete focusblokken. Zet je vaste afspraken erin inclusief noodzakelijke voorbereiding en verwerking. Kijk daarna hoeveel ruimte er nog over is.
Is meer dan 80% van je week al gepland? Haal er iets uit.
Ja, echt.
Verplaats iets, maak een afspraak korter, zeg een overleg af waar je weinig toevoegt of zet een taak terug op je takenlijst. Creëer bewust ruimte.
En kijk vervolgens vrijdag eens terug. Stel jezelf drie vragen:
- Heb ik mijn belangrijkste resultaten gerealiseerd?
- Hoe vaak moest ik mijn planning aanpassen?
- Had ik meer of minder gevoel van grip en rust?
Mijn verwachting: je krijgt niet minder gedaan doordat je minder plant. Je krijgt vooral meer van het juiste gedaan.
Conclusie: een goede planning heeft ruimte
Productiever werken betekent niet dat iedere minuut van je dag gevuld moet zijn. Een goede planning geeft richting én ruimte.
Richting door vooraf prioriteiten te stellen en tijd te reserveren voor het werk dat echt belangrijk is. Ruimte omdat een werkdag nu eenmaal niet volledig voorspelbaar is.
Dus wil je beter plannen, je tijd beter indelen en meer gedaan krijgen? Probeer dan niet nog meer in je agenda te krijgen.
Plan minder.
Kies scherper.
En geef jezelf ruimte om je plan ook daadwerkelijk uit te voeren.
Hoeveel procent van jouw werkweek staat op dit moment al gepland? En wat zou er gebeuren als je volgende week eens bewust 20% ruimte laat?
