De term proactief, proactieve houding of proactief handelen valt heel vaak en wordt regelmatig gebruikt binnen organisaties. Heb jij weleens gehoord dat je wat proactiever mag handelen? Wat is het? En hoe krijg je een proactieve houding?
Hoe kan je een proactieve houding creëren?
Proactief handelen geeft voor jezelf vele voordelen, echter zit het meer in de één dan in de ander. En dat heeft vooral met gedrag te maken. Om een proactieve houding te creëren zijn een aantal voorwaarden echt essentieel: rust, tijd en overzicht. Wanneer dit ontbreekt, of een deel ervan ontbreekt, ontstaat ruis en zal proactief handelen plaatsmaken voor druk zijn, achter de feiten aanlopen en het gevoel dat je werk nooit af is.
Rust
Het klinkt zo simpel en het is zo belangrijk. Je rust pakken! Hoe meer rust je neemt, hoe beter je focus en zeker ook proactiviteit. Joop Zoetemelk zei ooit eens dat je de Tour de France in bed wint. Daarmee bedoelde hij dat echt goed rusten en slapen de basis is van uitzonderlijke prestaties. En bij fysieke inspanning vinden we dit volslagen normaal, maar hoe zit het met geestelijke inspanning? Hoe vaak geef je het brein rust? Hoe vaak neem je even pauze? Of rennen we door tot het af is? Een paar tips:
- Knip al je activiteiten op in blokken van maximaal 20 minuten. Je creëert rustmomenten en neem na elke activiteit een klein rustmoment.
- Neem regelmatig 5 minuten rust en zorg ervoor dat je op die momenten echt niets doet.
- Zet al je notificaties van mobiele apparaten en computers uit zodat je minder wordt geleefd door anderen en meer je eigen plan trekt. Hiermee bouw je een teveel aan dopamine af. Lees ook eens onze blog over dopamine tekort.
- Loop eens een blokje om in je eentje, wanneer je wat vermoeidheid voelt.
- Zorg aan het einde van elke werkdag voor een leeg hoofd. Zorg dat je de laatste 15 minuten van je werkdag besteed aan het creëren van overzicht.
- Doe regelmatig een minddump zodat ballast uit je hoofd verdwijnt.
- Laat makkelijker zaken los waar je geen invloed op hebt. Dit kun je lerzen in de blog: leren loslaten.
Los van de inhoud van je werk kun je dus best veel doen aan rustmomenten.
Tijd
Tijd is kostbaar dus besteed het vooral zinvol. Wanneer de hoeveelheid werk toeneemt gaan de meeste mensen nog steeds harder werken om het werk af te krijgen. Wanneer bijvoorbeeld het doel is om alle mails weg te werken, dan komen er vrij snel weer nieuwe mails bij. Hoe drukker het wordt, hoe beter het is om meer tijd te besteden aan het beslissen en organiseren van al je activiteiten. Denk er eens kort over na, en begin pas met Doen wanneer je een besluit hebt genomen.
Overzicht
Zonder overzicht zal proactief handelen onmogelijk zijn. Wat moet je doen, waarom moet jij het doen en wanneer ga je het doen? Daar gaat het om bij overzicht. Adhoc zal plaats maken voor continu overzicht en het maken van keuzes.
Ook hier wordt verwezen naar een eerdere blog rondom het maken van een goede ToDo lijst.
Dus wil je een start maken met proactief handelen kijk dan eens naar bovenstaande en probeer steeds meer rust, overzicht en tijd te pakken. Kleine stapjes leiden vaak tot grote successen.
Proactief betekenis
Het handelen en vooruitkijken zonder dat iemand dit van je vraagt. Dat is proactief handelen. Niet te verwarren met proactief gedrag en reactief gedrag. Gedragsmatig zijn er veel verschillende typen mensen. Iemand met reactief gedrag is wat meer afwachtend, zal wellicht meer vragen stellen bij veranderingen en zal beslissingen baseren op basis van feiten. Dit is iets anders dan proactief handelen. Vanuit ambitie en interesse staan deze 2 dus los van elkaar.
Hoe herken je een proactieve houding?
Mensen die proactief zijn stellen vragen en wachten niet af. Ze zijn nieuwsgierig en pakken initiatief rondom de thema’s die zij belangrijk genoeg vinden. Ook zie je dit terug in het nemen van verantwoordelijkheid. Je doelen bereiken, je verantwoordelijk voelen voor iets, is direct zichtbaar.
Vaak zie je het terug in bijvoorbeeld vergaderingen in organisaties. Welke punten zijn goed voorbereid? Wie vraagt zich af wat het nut en doel is van de vergadering? Zijn het altijd dezelfde mensen met een rondvraag? Wie neemt het initiatief om iets in te brengen en met welk doel? Proactief handelen zie je vooral in de vergadering heel sterk terug. En dan gaat het niet om degene die het hoogste woord voert, maar om degene die de vergadering en de punten het beste heeft voorbereid.
Hoe herken je een proactieve houding?
Het belangrijkste voordeel van proactief handelen is dat je beter en sneller je doelen haalt. Afwachten kost veel meer tijd en daarmee geef je ook je regie uit handen. Wanneer iemand bij je komt om te vragen dan ben jij degene die met vertellen, uitleggen of verdedigen. Wanneer je ergens op af gaat dan heb jij controle en regie.
Het belang van een proactieve houding
Mensen die proactief handelen halen sneller doelen maar nog belangrijker, ze hebben meer regie. En regie voelen en hebben maakt dat de kans op bijvoorbeeld een burnout zelfs enorm afneemt. Wanneer jij beslist, bepaalt en regelt en je haalt met energie je doelen, dan ben je meer energiek en is de kans op geluk voelen zelfs groter. Ga maar eens na: Mensen die de hele dag mails zien binnenkomen, bij vergaderingen zitten waarvan ze het nu niet zien en elke dag het gevoel hebben dat ze druk zijn geweest maar waarmee eigenlijk hebben waarschijnlijk veel minder plezier in het werk dan mensen die proactief handelen, doelen stellen, vergaderingen skippen en focussen op het halen van resultaten. Bepaal jij? Of laat je het afhangen van anderen? Voor degene die het interessant vindt kan het boekje bestellen: Pak je regie terug
Proactiviteit in je persoonlijke leven
Ook persoonlijk gaat proactief handelen je veel brengen. Hoe vaak doe je dingen tegen je zin? Hoe vaak komen anderen met initiatieven? Hoe wil jij het leven leiden en lukt je dit?
Proactiviteit in je werkleven
Het grootste deel van deze blog gaat over proactief handelen tijdens je werk en wellicht is het goed om het te onderbouwen met een voorbeeld.
Je manager vraagt je of je een klus wilt gaan oppakken (een rapportage of een beleidsplan bijvoorbeeld). Je begint hard te werken en na een week komt de manager om te vragen hoe het ermee staat. Je geeft antwoord (verdedigen) en gaat door met werken. Na 2 weken lever je de opdracht in en de manager komt met commentaar en feedback omdat hetgeen je opgeleverd hebt niet helemaal aan de verwachting voldoet. Herkenbaar?
Vanuit proactief handelen had je waarschijnlijk vooraf al een aantal andere vragen gesteld, die met name gericht zouden zijn op het resultaat:
- Wanneer ben je tevreden?
- Wat ga je met de resultaten doen?
- Welke resultaten dragen direct bij aan je doel?
- Wat moet het effect zijn van mijn werk?
- Wat spreken we af over feedback en terugkomende momenten?
- Hoe gaan we hier samen een succes van maken?
- Hoe houden we elkaar op de hoogte?
Allemaal proactieve vragen die je vooraf eigenlijk moet stellen om de gehele scope van de opdracht helder te krijgen en vanuit proactiviteit het verschil kan maken.
Wellicht goed om ook eens de blog te lezen over doelen en proactief gedrag.
Proactiviteit binnen je team of de organisatie
Proactiviteit binnen een team is essentieel om succesvol te kunnen zijn binnen het team. Een grote valkuil van een team is dat er alleen nog maar in WE wordt gesproken. Elke WE betekent een IK. Hiermee wordt bedoeld dat elk teamlid altijd verantwoordelijk is voor een individueel te behalen doel dat vervolgens weer bijdraagt aan het grotere geheel. In vele teams verschuilen mensen zich achter elkaar omdat ze het “samen” doen. Samenwerken kan alleen vanuit een gezamenlijk doel met individuele verantwoordelijkheid.
Meer weten over effectieve teams? Lees dan over de techniek van Patrick Lencioni.
Stappenplan om proactiever te worden
Merk je dat je wel eens reactief bent? Dat de waan van de dag regeert en dat je regelmatig druk bent en je werk nooit af is? Dan kan je proactiviteit wel een boost gebruiken. Onderstaande stappen kunnen je de goede richting in helpen:
Stap 1 | Creëer rust, tijd en overzicht
Eerst dienen de randvoorwaarden helder te zijn. In deze blog vind je een aantal concrete tips om rust, tijd en overzicht te creëren en tevens zijn er een aantal verwijzingen naar andere blogs te vinden.
Stap 2 | Welk doel of welke doelen streef je na
Wat wil je bereiken? Wanneer ben je tevreden? Wat moet je concreet opleveren? Deze vraag goed beantwoorden is tevens het begin. Niet zozeer wat je doet maar enkel wat je wil opleveren is relevant. Een verkoper die vertelt dat hij de hele dag heeft gespendeerd aan het bellen van klanten is waarschijnlijk druk geweest. Een verkoper die aan het einde van de dag een paar mooie orders heeft binnengehaald heeft wellicht hard gewerkt en kijkt vol trots terug. En een goede manager kijkt niet naar de hoeveelheid klanten die je belt, maar naar de hoeveelheid orders toch?
Stel dus voor jezelf op wanneer je tevreden bent.
Stap 3 | Zorg voor commitment op je doelen
Dat jij ze helder hebt en na wil streven is een super goed begin. Nu nog draagvlak creëren voor je doelen bij bijvoorbeeld de directie en je hebt een geweldig startpunt.
Stap 4 | Welke randvoorwaarden heb jij nodig
Je hebt je doelen, je hebt commitment en bent bezig geweest met rust, tijd en overzicht. Welke randvoorwaarden heb jij nodig om succesvol te zijn? Schets hiervoor eens proactief je ideale week zonder belemmeringen. Hoeveel vergaderingen? Hoeveel afspraken? Hoeveel administratie? Hoeveel pauze? Hoeveel beslismomenten? Welke avonden wil je graag op tijd naar huis? Hoe praktischer jij de ideale week schetst, hoe groter de kans dat steeds meer mensen met je gaan meebewegen.
Stap 5 | Maak anderen deelgenoot van je ideale week
Deel af en toe je wens richting collegae. Dat je graag de tijd van de vergadering anders zou willen benutten, dat je het heel fijn vindt om maandag van 15u tot 16.30u even echte focus wil bijvoorbeeld. Deel je wensen en ook dan gaan steeds meer mensen met die wens mee.
Stap 6 | Bereid vergaderingen goed voor
Breng een helder agendapunt in, vooraf. En het liefst geformuleerd vanuit de gewenste uitkomst. Bepaal tevens vooraf hoe je dit punt wil bespreken. Vragen? Intervisie? Brainstorm? Meningen? En deel dit wanneer je met je punt gaat beginnen. Op die manier ben je vele ongevraagde meningen en discussies voor en heb jij volledig de regie. Proactief toch?
Stap 7 | Pak wekelijks onderhoud
In onze effectief werken methodiek zit een onderdeel met de naam wekelijks onderhoud. Blok in je agenda op je laatste werkdag van de week een wekelijks onderhoud moment. Zet je doelen en randvoorwaarden erin en je ideale week. Wekelijks kijk je hoe het ervoor staat en onderneem je minimaal 1 proactieve actie om dichter bij je doel te komen. Reflecteren maakt dat we straks echt 20 jaar werkervaringen hebben in plaats van 2 jaar werkervaring en 18 jaar herhaling.
Stap 8 | ken je kwaliteiten en valkuilen
Wanneer je eigen gedrag goed kent en bewust handelt dan weet je ook waar je kwaliteiten liggen en waar je valkuilen zitten. Een mooi voorbeeld is wederom een vergadering. Vaak zijn het dezelfde mensen die aan het woord zijn en de vraag is of zij ook altijd het meeste toevoegen. Ben jij degene die al snel de mond houdt en zich terugtrekt? Bedenk dat heel goed je rol in de vergadering, wat je wil bereiken en hoe en bespreek dit vooraf met de voorzitter zodat je het woord krijgt en dus regie kan pakken.
De term proactief handelen wordt dus vaak gebruikt. Wil jij meer initiatief nemen en meer regie hebben, pas dan eens wat zaken toe uit deze blog en je maakt hele mooie stappen.
