Een effectieve gezamenlijke inbox in 3 stappen
In onze cursus timemanagement krijgen we vaak de vraag hoe je zo slim mogelijk omgaat met de gezamenlijke inbox. Hoe behouden we overzicht? Wie doet wat? Wie is verantwoordelijk voor deze inbox? Hoe combineren we onze gezamenlijke inbox met onze persoonlijke inbox? In de blog geven we antwoord op bovenstaande vragen.
Wat zien we in praktijk?
- 1. Gesleep met e-mail tussen de persoonlijke inbox en gezamenlijke inbox.
- 2. E-mails die aan specifieke medewerkers worden toegekend, eventueel op thema. Iedere medewerker heeft een kleur.
Dit gebeurt of door medewerkers zelf, of door een ‘regisseur’.
Waarom een gezamenlijke inbox?
Een gezamenlijke inbox heeft voordelen, mits je het goed gebruikt:
- Snellere en betere samenwerking intern en extern.
- Betere bereikbaarheid.
- Altijd 100% overzicht over en inzicht in de totale workload.
Hoe zorg je voor een effectief gebruik van de gezamenlijke inbox?
Stap 1 – Bepaal doelen en ‘filter’
De gezamenlijke inbox is een middel om doelen samen te bereiken. Heldere doelen als:
- Aanvragen voor een offerte worden tijdens kantoor uren binnen 1 uur opgepakt.
- Meldingen over storingen worden binnen 15 minuten opgepakt en binnen 24 uren inhoudelijk opgelost.
- Iedere vraagsteller krijgt binnen 3 werkdagen een reactie op zijn vraag.
- Orders ingevoerd voor 16.30 uur iedere dag zodat de verzending ’s nachts kan plaatsvinden.
Werken met een gezamenlijke inbox vraagt ook van een team om een ‘filter’ aan te leggen’, ofwel bewust prioriteiten stellen in doelen. Bijvoorbeeld:
1. Orders voor 16.30 uur invoeren.
2. Vragen beantwoorden binnen 3 werkdagen.
3. Offertes binnen 48 uren versturen.
Door te filteren weet ieder teamlid welke keuzes hij/zij moet maken. Het is ook een spannend moment want het maakt meteen duidelijk in hoeverre medewerkers het teambelang boven hun persoonlijk belang stellen.
Stap 2 – Outlook inrichten
In de cursus time management richten we samen met het team Outlook in. Dit geeft overzicht. Wat doen we zoal?
- Het takenscherm richten we zo in dat je alleen de gewenste informatie ziet.
- We maken categorieën aan: ‘Werk nog niet verdeeld aangemaakt’ en per medewerker een categorie Taken en Wachten op. Iedere medewerker krijgt een eigen kleur.
- De mappen Kort Archief , Wachten op en Inbox zetten we in favorieten.
- Ook richten we Outlook zo in dat mailwisselingen in ‘opgepakte’ taken binnen komen in de kleur van de medewerker. Dit zorgt voor een 100% helder beeld van nieuwe taken en taken in uitvoering.
Stap 3 – Werken met regisseurs
Voor een effectieve inbox werk je bij voorkeur met regisseurs die elkaar per dag afwisselen. Voordeel? Iedere medewerker kan enkele dagen zonder onnodige afleiding van e-mail werken aan taken.
De regisseur categoriseert de e-mails en verdeelt ze. Collega’s pakken naar eigen keuze de taken op basis van het afgesproken filter. Het unieke nummer en de categorie worden aangepast tot een persoonlijke code. Deze unieke en gepersonaliseerde code vormt het kenmerk bij communicatie.
Klanten intern en extern die mails naar de persoonlijke inbox sturen , krijgen een standaardmail om mails in het vervolg naar de gezamenlijke inbox te sturen. Teamleden ‘trekken’ alle mails uit de persoonlijke inbox naar de gezamenlijke en verwerken deze daar. Mails die verstuurd worden uit de gezamenlijke mailbox laten we belanden in Sent items van de gezamenlijke inbox. Zo kan het team altijd alle info terug vinden.
Het team houdt dagelijks een dashboard bij waarbij de score per doel wordt bijgehouden. Het uitgangspunt is alle doelen op groen.
Resultaten?
De ervaringen van onze klanten zijn positief. Enkele reacties:
‘De doelen worden vaker en gemakkelijker gehaald.
‘De onderlinge sfeer is sterk verbeterd. Alle energie gaat namelijk dezelfde kant er zijn geen meningsverschillen meer over de juiste aanpak!
We stralen ook meer professionaliteit uit door de unieke code in correspondentie is ook een niet verwachte reactie. Met elkaar krijgen we nu meer gedaan! @welzoeffectief
Wil je dit ook of wil je weten wat we voor jouw team kunnen betekenen? Laat maar weten!!
