Jouw takenlijst werkt niet, dus gebruik je gewoon geen takenlijst meer. Verstandig? Helemaal niet! Als jouw takenlijst niet werkt, dan is hier een goede reden voor. Het ligt niet aan het idee van de takenlijst, maar aan de manier waarop jij omgaat met dat idee. Het Effectieve Werken geeft je inzicht in de 7 belangrijkste redenen waarom een takenlijst niet werkt.
1. Incomplete takenlijst
Een takenlijst werk niet wanneer je er niet alles op zet. Je hebt alle taken van je lijstje afgerond en denkt rustig achterover te gaan leunen. Dan schiet je te binnen dat je die ene klant nog moet bellen, dat je een offerte zou versturen aan die andere klant en dat je een rapport zou opstellen. Ineens ga je van ‘tijd over’ naar ‘tijd tekort’. Zorg ervoor dat je takenlijst echt compleet is. Dan heb je een takenlijst die wel werkt.
2. Meerdere takenlijsten
Je hebt een takenlijstje thuis, eentje op het werk, eentje in je bureaula, een exemplaar op je bureaublad en een takenlijst in je smartphone. Te veel takenlijsten resulteren in verloren taken en vergeten lijsten. Het komt je productiviteit ook niet bepaald ten goede. Eén takenlijst is echt voldoende, zolang je er maar voor zorgt dat je deze altijd bij je hebt.
3. De takenlijst blijft achter
Je legt je takenlijst op je bureau. In de middag heb je taken buiten de deur te doen of op een andere afdeling. De takenlijst blijft achter en je neemt niet de moeite om deze even te gaan halen. Dan werkt een takenlijst natuurlijk niet! Heb je een papieren takenlijst? Stop deze dan in je broekzak nadat je een taak hebt af kunnen strepen en een volgende hebt gelezen. Gebruik je een digitale takenlijst? Zorg er dan voor dat deze in je smartphone staat. Je smartphone vergeet je immers nooit.
4. Je takenlijst is te lastig
Een papieren takenlijst stel je zelf op. Leer prioriteiten stellen en je leert takenlijsten te maken. Dit staat met elkaar in verband. Deze takenlijst geef je vervolgens vorm zoals het voor jou makkelijk is. Steeds meer mensen maken gebruik van een digitale takenlijst en kiezen voor een app die de takenlijst veel complexer maakt dan nodig. Als je jouw takenlijst niet begrijpt, dan werkt deze niet. Structuur aanbrengen is belangrijk, zoals je ook in onderstaande video kunt zien.
5. Je takenlijst past niet bij je
Een takenlijst is alles behalve standaard. Er zijn veel varianten in. Zo zijn er de digitale to-do-lists, de apps, de papieren opsommingen, de dagplanners en bureauagenda’s. Dit zijn nog slechts voorbeelden. Iedereen heeft eigen voorkeuren en het is belangrijk dat jouw takenlijst goed bij je past. Zoek dus naar de optie die het best bij jou aansluit.
6. Je ziet je takenlijst niet
Als je je takenlijst niet ziet, dan vergeet je vaak dat je er eentje hebt. Je gaat met de eerste taak aan de slag en vervolgens laat je jezelf van de ene in de andere bezigheid rollen zonder nog te denken aan je takenlijst. Dan werkt je takenlijst zeker niet. Maak een goede takenlijst en zorg ervoor dat je deze écht ziet. Plaats deze dus op je bureau in plaats van in je bureaula of zet de app op je voorscherm in plaats van tussen alle ander apps.
7. Je takenlijst is geen routine
Het werken met een takenlijst hoort een routine te zijn. Wanneer het werken met een takenlijst geen gewoonte voor je is, dan is het erg lastig om je takenlijst bij te houden. Is de takenlijst nog niet terug te vinden in jouw dagelijkse routine? Zet je dan in om dit wel voor elkaar te krijgen. Dat gaat niet van de ene op de andere dag, maar als je er een maand heel bewust mee bezig bent weet je niet beter meer.
Effectief werken met takenlijsten
Time management en het werken met takenlijsten zijn nauw met elkaar verbonden. Het is dan ook niet vreemd dat een time management training je kan helpen om effectiever om te gaan met je takenlijst. Wij vertellen je hier graag meer over. Neem gerust eens vrijblijvend contact met ons op.
