De term ad hoc horen we binnen Het Effectieve Werken dagelijks. “Ik heb veel last van ad hoc klussen, of ik ben de hele dag bezig met ad hoc werkzaamheden” Maar wat is eigenlijk ‘ad hoc’, bestaat het wel in onze effectieve wereld? En hoe kun je er het beste mee omgaan? Deze blog gaat hier dieper op in, en wie weet is ad hoc daarna wel verleden tijd.
Wat is de betekenis van ‘ad hoc’?
De term ad hoc komt uit het Latijn en betekent voor deze situatie meteen en ter plekke. Het gaat om snelle tussendoor acties die niet vooraf zijn bedacht en direct een bepaalde situatie oplossen. In het bedrijfsleven en bij de overheid wordt deze term gebruikt voor werkzaamheden die niet gepland zijn en die er even tussendoor moeten. Dan wel omdat een collega een vraag stelt, of een mail die verschijnt in je beeldscherm, of een chatbericht of elke vorm van communicatie vanuit 1 richting.
Wanneer komt ad hoc werk voor?
In onze dagelijkse praktijk zien we doorlopend ad hoc werk. Je hebt je iets voorgenomen en al aan het begin van de dag loopt het volledig anders. Er is een storing, een collega kan niet verder of een mail verschijnt in je scherm waardoor je direct in actie komt. Een goede ad hoc aanpak is dan ook een must om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk, dan wel geen ad hoc meer tegenkomt. In werkend Nederland komt ad hoc simpelweg te veel voor. We laten ons graag leiden door wat anderen belangrijk vinden, en dit geeft ook nog eens een fijn gevoel. Wanneer je die collega even kunt helpen dan is dat een prettig idee toch? In ons boekje “pak je regie terug” wordt mooi beschreven wat het voordeel is van regie voelen, en daarmee dus ook het voorkomen van ad hoc.
De voordelen en valkuilen van ad hoc werken
Het voordeel van ad hoc werken is dat ter plekke een probleem wordt opgelost en dat je vaak anderen direct helpt. Ook is het soms prettig voor je brein. Even snel schakelen, snel een oplossing bedenken vergt af en toe creativiteit. Voor de rest kent ad hoc werken alleen maar valkuilen.
De belangrijkste valkuil van ad hoc werken is dat je geen regie meer hebt over je eigen agenda, werk en planning. Op korte termijn voelt het vaak goed om iemand te helpen of om aandacht te ontvangen. Op de wat langere termijn gaat het ten koste van je eigen controle en grip op je werk en dat kan vermoeidheidsverschijnselen geven voor je brein. Sterker nog, een belangrijke oorzaak van burn out achtige klachten komt voort uit het feit dat je geen grip en regie voelt. Zeker wanneer je dus vermoeid bent, slecht slaapt en constant bezig bent met je werk, dan is het raadzaam om zoveel mogelijk ad hoc werk te elimineren. Lees ook eens onze blog over dopamine.
Een andere valkuil van ad hoc werken is dat je te veel bezig bent met anderen en je eigen doelen en werk op een 2e plaats zet. Ook dit geeft op lange termijn onrust en onvrede. Door ad hoc te werken is er altijd een kans dat je gestoord wordt in je werk en daardoor afgeleid bent. Elke afleiding zorgt ervoor dat je ongeveer 25 minuten nodig hebt om je werk weer te hervatten.
Onze blog over afleidingen de baas kan je hier meer inzicht in geven.
Als laatste is het goed om te beseffen dat ons brein energie krijgt van het maken van keuzes en de energie lekt bij zaken die je overkomen. Dit onderdeel zit in ons reptielenbrein. Dus te veel ad hoc werk kan ervoor zorgen dat je in de avond minder energie hebt en dat je echt bij moet komen van je werk. Hoe meer je zelf kiest (focus blok maken, de dag beginnen met een taak in plaats van de Email, thuiswerken als voorbeeld) hoe meer energie je krijgt en ook gedurende de dag vasthoudt. Timemanagement is regelmatig energiemanagement.
Ook over het onderwerp keuzes maken hebben we al eens een mooie blog over gemaakt
De verleiding van ad hoc werken is vaak te groot, het geeft namelijk op korte termijn een goed gevoel. Een besef dat je energie beter op peil blijft en je veel meer gedaan krijgt bij minder ad hoc werk maakt dat je wellicht toch anders gaat kiezen?
Hoe voorkom je te veel ad hoc werk?
Wanneer het besef er is dat ad hoc je niet echt helpt dan kun gaan kijken hoe je het kunt voorkomen. Bij de tips gaan we dieper in op het voorkomen van ad hoc werk. Ad hoc voorbeelden zijn bijvoorbeeld:
- Wil je dit even voor me nakijken?
- Ik heb je net een mail gestuurd, kun je direct even….
De belangrijkste vraag is: Moet ik dit nu doen? Moet het nu? Kan het later? Moet IK het doen? Kan een ander helpen? En daarbij komt, dat wanneer iemand anders iets direct nodig heeft, dan werkt hij of zij ook ad hoc, en is dit wel iets dat je samen wil? Wanneer dus wat breder in de organisatie een wens ontstaat om ad hoc werk aan te pakken dan wordt het een belangrijk thema. Daardoor gaan mensen beter plannen, minder storen en werkt iedereen een beetje effectiever. Binnen Het Effectieve Werken is er geen plaats voor ad hoc en ben je altijd in staat om te kiezen en zelf keuzes te maken.
Kun je effectief omgaan met ad hoc?
Het antwoord is nee, omdat het dan namelijk geen ad hoc meer is. Wanneer je effectief werkt dan maak je altijd keuzes en bij de tips hieronder gaan we in op hoe je dit in de praktijk kan doen.
10 tips voor ad hoc werk
Hieronder een aantal praktische tips zodat je in de praktijk ad hoc werk kunt voorkomen.
Tip 1 | Werk altijd vanuit je doelen
Weet jij wat je moet opleveren? Welk resultaat je nastreeft? Wat je aan het einde van de dag bereikt wilt hebben? Elk succes begint met een doel voor ogen. Wanneer je dit lastig vindt, begin dan eens aan het einde van de dag na te denken over wat je de dag erop sowieso wilt hebben bereikt of gedaan. Lees onze blog over doelen stellen.
Tip 2 | werk met de prioriteitenmatrix
Eisenhower bedacht ooit de prioriteitenmatrix om uiteindelijk beter tot besluitvorming te komen.
Wanneer het ad hoc werk betreft dan gaat het om kwadrant 1 of kwadrant 3. Het kan zijn dat het werk bijdraagt aan je eigen doelen, maar het kan ook zijn dat het niet bijdraagt. En de vraag is hoe je graag zelf wilt werken en wat je op lange termijn het beste gevoel geeft. Pak eens de werkzaamheden van de afgelopen week erbij, hoe procent daarvan was kwadrant 1 en 3? En welke conclusie trek je daaruit?
Tip 3 | keuzes maken door middel van de effectief werken methodiek
Wellicht handig om de blog te lezen hoe je MS Outlook heel handig kunt inzetten om ad hoc te voorkomen.
Werken met onze methodiek betekent dat ad hoc niet meer bestaat. Hoe kan dit werken in de praktijk:
- Kies maximaal 5 plekken waarop jij alle informatie, vragen en andere zaken die je binnenkrijgt, wilt verzamelen. Het gaat er dus niet om hoe het binnenkomt maar hoe jij het verzamelt. Voorbeelden zijn je Email, post IT stickers, een appgroep met jezelf, een notitieboekje en onenote. In deze fase kun je direct ad hoc voorkomen door het op te schrijven en direct verder te gaan met het werk waarmee je bezig was. Wanneer iemand je een vraag stelt kun je eventueel vragen of diegene het wil mailen.
- Kies een aantal keren per dag, bijvoorbeeld 5 keer, een moment waarop je alle verzamelbakken leegt en terugbrengt naar 1 nieuwe lijst waarop alles staat in volgorde van belangrijkheid. Pak een mail, en kies wat je ermee wil. Pak je notitie en beslis. Niets laten liggen en aanraken is afmaken. Na een beslismoment zijn je verzamelbakken, inclusief je mailbox, leeg en hoef je het werk alleen nog maar uit te voeren. Werken met taken in Outlook, ToDo of Monday kunnen prima dienen als overzichtstool.
Wanneer je dus 5 keer per dag echt kiest dan is ad hoc verleden tijd. Jij bepaalt, jij hebt de regie en toch help je anderen nog steeds verder op je eigen moment.
Tip 4 | Kies bewuste momenten voor snelle taken
Nu je me toch hebt gestoord kan ik net zo goed even helpen?
Maar jij weet altijd direct hoe ik dit moet vinden?
Oh, dit kan ik in een paar minuten, het kost meer tijd om er later op terug te komen.
Herkenbaar? Dan blijf je dus ad hoc werken. Elke klus die een inbreuk is op je eigen werk heeft een behoorlijke opstarttijd. Niet het klusje zelf, maar er later weer lekker inkomen kost moeite, energie en tijd.
Op de keuzemomenten per dag kun je bijvoorbeeld prima een 2 minuten actie doen. Kies er vooral voor om dat een aantal keren per dag te doen en niet de hele dag door.
Tip 5 | zet notificaties uit
Zet je mailnotificaties uit, maar ook MS Teams notificaties, zodat je de kans verkleint dat je gestoord wordt door binnenkomende berichten. Hoe moet dat in Outlook
- Ga boven in Outlook naar bestand
- Kies daarna links onderin op opties
- Klik op Email
- Zet alle vinkjes uit bij ontvangst van bericht
Het went echt heel snel en geeft veel energie. En je voorkomt vooral ad hoc werken.
Tip 6 | maak je eigen werk belangrijk
Eigenlijk is het meer bijzonder dan normaal dat we de notificaties van bijvoorbeeld de Email aan laten staan. Daarmee zeg je eigenlijk dat je eigen werk niet zo heel belangrijk is en dat je graag gestoord wordt om iets te doen wat er wel toe doet. Kiezen voor je eigen doelen en eigen werk is veel logischer, toch?
Tip 7 | begin de dag met een activiteit
Begin de dag met iets wat je belangrijk genoeg vindt om op te pakken. Bijvoorbeeld een activiteit van maximaal 20 minuten. En ga daarna pas naar je mail toe.
Je brein reageert heel prettig op keuzes. Vink maar eens een taak af, en kijk wat het met je doet. Wanneer je in de ochtend begint met een taakje dan merk je direct het verschil. Wanneer je met de mail begint dan werk je al direct ad hoc.
Tip 8 | kies een paar bewuste focus momenten
Wanneer je 2 keer per dag heel bewust een activiteit wilt afronden, dan geeft dat rust voor je brein en je laat zien dat je eigen werk belangrijk vindt. Hoe dan:
- Maak anderen deelgenoot van je keuze. Effectief werken is proactief werken. Vertel dat je graag even iets ongestoord wilt afronden
- Kies een bewuste rustige plek en doe bijvoorbeeld een goede noise cancelling koptelefoon op
- Focus maximaal 45 minuten en hou eventueel een pauze tussendoor. Je brein wordt zichtbaar vermoeid wanneer je langer dan 45 minuten doorgaat.
- Schrijf je hoofd voorafgaand aan het focus blok leeg. Begin met een leeg hoofd
- Weet vooraf goed wat je wil bereiken in je focus blok
- Geniet na afloop van je resultaat
Op deze manier voorkom je ad hoc werk en kies je steeds meer voor eigen regie en controle. Ook over super focus hebben we een uitgebreide blog.
Tip 9 | Kies bewuste ad hoc momenten
Draai het eens om en kies bewuste momenten waarop je het zelfs fijn vindt om even gestoord te worden. In feite is het dan minder ad hoc en toch voelt het prettig voor jezelf en anderen. Leidinggevenden die altijd de deur open hebben, kiezen dus voor constante storing, en tevens zorgen ze ervoor dat mensen blijven vragen zodat ze minder eigen verantwoordelijkheid nemen en minder zelf durven te kiezen. Hou de deur regelmatig dicht en stimuleer mensen om eigenaarschap te ontwikkelen.
Tip 10 | blijf proactief in gesprek
Blijf altijd in gesprek over ad hoc werk en hoe je hiermee om wil gaan. Heb je bijvoorbeeld een collega die je echt veel vraagt en altijd snel een antwoord wil? Ga dan op een rustig moment eens met die collega kijken hoe je dit anders wil in de toekomst. Vertel daarin vooral je wens en vermijd elke vorm van negatieve woorden (wil je me niet meer storen, ik vind het niet fijn dat…etc). Ook dit hebben we al vaak beschreven in bijvoorbeeld de blog over proactiviteit.
Het belang van balans tussen planning en flexibiliteit
Voorstanders van ad hoc werken geven vooral als reden dat ze flexibel willen zijn en dat de organisatie toch ook flexibel moet blijven? En het idee van flexibel zijn is volkomen waarheid, maar is het zo dat we daardoor dus ad hoc moeten werken?
De uitdaging is dat je minimaal 5 keer per dag momenten prikt waarop je kiest (zie hiervoor de tips). Dan ben je dus constant bezig met keuzes maken en prioriteiten stellen. Daarmee verdwijnt ad hoc en ben je nog steeds flexibel. Daarnaast hangt flexibiliteit ook af van de gestelde doelen.
Een praktijkvoorbeeld:
Binnen onze organisatie hebben we een aantal doelen, waarbij trainingen geven altijd doel en prioriteit nummer 1 is. Dus stel mijn collega kan door omstandigheden een training niet verzorgen en ikzelf heb op die dag commerciële afspraken staan, dan gaan deze zonder overleg uit mijn agenda. Uiteraard licht ik proactief iedereen in, met als eindresultaat dat de training doorgaat en de afspraken worden verschoven.
Wanneer je vooraf heel duidelijk prioriteiten hebt gesteld, dan is de keuze maken om bijvoorbeeld een training over te nemen heel flexibel maar niet meer ad hoc. Wanneer ik vervolgens de deur uit ren en mijn afspraken of beloftes niet manage, dan komen er vragen en verwijten. Wanneer iedereen vooraf netjes is ingelicht ontstaat er begrip.
Elke keuze levert energie op!
Geniet van effectief werken. Flexibel zijn en toch je doel halen.
