Uitstelgedrag binnen teams zorgt voor een enorme verlaging van de effectiviteit. De teamprestaties kunnen binnen korte tijd sterk verlagen wanneer het team last heeft van uitstelgedrag. Zonde, want er is zeker niet aan te doen. Het Effectieve Werken geeft je 5 praktische tips tegen uitstelgedrag binnen teams.
1. Van grote taken naar minitaken
Het zit in onze natuur om snel te denken dat een taak te groot is om aan te kunnen wanneer het project wat zwaarder dan gemiddeld is. Als een taak er erg groot, moeilijk en tijdrovend uitziet, dan voelen we al snel de paniek opborrelen en laten we de taak liever liggen. Dit leidt vanzelfsprekend tot uitstelgedrag binnen teams, want niemand is bereid om een start te maken. Dit kun je eenvoudig oplossen door de taak op te delen in kleinere taken. Zo zorg je ervoor dat de taak niet meer zo overweldigend is. Daarnaast zorgt ieder stukje dat af wordt gerond als een prestatie en dit geeft de nodige boost om door te gaan.
2. Persoonlijke meetings inplannen
In een teamomgeving kunnen teamleden snel het gevoel krijgen dat zij slechts één van velen zijn. Hierdoor voelen zij zich minder waardevol, want het team redt het ook wel zonder hen. Uiteindelijk leidt dit idee tot uitstelgedrag binnen teams, omdat teamleden te weinig waarde aan hun taken geven. Dit kan eenvoudig worden voorkomen door met regelmaat persoonlijke meetings in te plannen met de teamleden. Zie het als mini-beoordelingsgesprekken, waarbij vooral de kwaliteiten en talenten van elk teamlid worden benadrukt. Zo blijft ieder teamlid zich waardevol voelen en ontstaat er direct een sterker gevoel van psychologische veiligheid binnen het team.
3. Mensen op de juiste plekken
Bij het samenstellen van een team wordt er uiteraard gekeken naar de onderlinge samenwerkingsmogelijkheden, naar de structuur en de cultuur binnen het team. Je kunt gebruik maken van de sleuteldynamic bij het samenstellen van een effectief team. Hierbij is er aandacht nodig voor de interesses en talenten van teamleden. Wanneer teamleden niet goed worden gekoppeld aan de taken waarbij hun interesse en/of talent ligt, dan zorgt dit makkelijk voor uitstelgedrag binnen teams. Kan iemand goed presenteren? Zorg dat dat dit onderdeel van zijn of haar functie is binnen het team. Geef ieder teamlid taken die goed passen bij de persoonlijke kwaliteiten.
4. Blijf communiceren
Mensen die samen aan projecten werken hebben het nodig om een goede onderlinge communicatie te ervaren. Hier horen zij zich zelf voor in te zetten binnen het team, net als ieder ander teamlid. Wanneer de communicatie binnen het team wegvalt, dan kun je erop wachten dat er uitstelgedrag binnen het team ontstaat. Communicatie is onmisbaar wanneer je wilt zorgen voor een optimaal effectief team. In onderstaande video leer je meer over de waarde van een optimale communicatie en krijg je enkele nuttige tips.
5. De nodige waardering
Een team bestaat uit allemaal individuen die zich samen inzetten om het team effectief te maken. Ieder teamlid is anders, maar er is wel iets dat zij eigenlijk allemaal nodig hebben. Dat is waardering. Het uitspreken van waardering van uitstelgedrag voorkomen binnen het team. Ieder teamlid is belangrijk voor het team, en vooral ook voor het functioneren van het team. Het is goed om dit uit te spreken, zodat de motivatie aanwezig blijft binnen het team. Zo wordt uitstelgedrag voorkomen en blijft het team de beste teamprestaties neerzetten.
Voorkom uitstelgedrag binnen teams
Werk jij met teams? Dan wil je natuurlijk alles doen om uitstelgedrag binnen teams te voorkomen. Uitstelgedrag zorgt immers voor een verlaging van de focus, van de productiviteit en de effectiviteit van de teams. Het Effectieve Werken heeft een unieke training voor teams die helpt om uitstelgedrag te voorkomen. Schrijf je team(s) in voor de cursus Effectiviteit voor Teams of neem eens contact op voor meer informatie.
