Ons brein houdt van overzicht en van logica. Dat geeft rust. En een gevoel van controle. Mooi voorbeeld is de manier waarop we een boodschappenlijstje maken voor de grote boodschappen eens per week. Intuïtief verdelen we ons boodschappenlijstje in groepen. Drinken, vlees en vleeswaren, groente en fuit, etc. We m aken logische groepen. Zodat we niet de hele supermarkt door hoeven. Het lekker snel gaat. En we niets vergeten. Handig toch?
Logische groepen in je werk
Om effectief te werken helpt overzicht over alles wat je te doen hebt in ‘logische’ groepen net zo goed. Veel deelnemers aan onze cursus time management vragen hoe dit te doen.
Of je nu jouw werk in je inbox organiseert of gebruik maakt van de takenlijst in jouw emailprogramma. De oplossing werkt hetzelfde. Ik neem je mee .
Maak gebruik van ‘categorieën’
Ieder mailprogramma heeft mogelijkheden om een categorie te geven aan een e-mail of taak. En om vervolgens daarop te sorteren waardoor je een logisch overzicht creëert.
Hoe je werkt met categorieën?
Het idee is dat je van boven naar beneden een besluit neemt over iedere e-mail die nieuw is binnengekomen. Dat besluit neem je op de volgende manier.
- Moet ik er iets mee?
- Zo nee, verplaats de email dan direct uit je inbox naar een archief of verwijder de email.
- Zo ja, kan ik de actie binnen 2 minuten doen? Dan direct doen.
- Moet je er wel iets mee, maar kan dit niet in 2 minuten?
- Geef dan de e-mail een categorie voor meer overzicht in je mailbox. Of verplaats de email naar een taak en geeft daar een categorie voor meer overzicht over jouw taken.
- Sorteer je maibox of taken (waar je ook mee werkt) op categorieën.
Welke categorieën werken het best?
Enerzijds is dat een kwestie van persoonlijke voorkeur. Aan de andere kant zijn er ook een aantal categorieën die hun waarde volop bewezen hebben. Hieronder een aantal categorieën die jij kunt overwegen.
- Een categorie “Spoed” of “Moet vandaag”.
Spreekt voor zich. Alle emails die persé vandaag afgehandeld moeten worden, geef je de categorie spoed.
- Een categorie “Wachten op”
Deze categorie geef je aan email waarbij je wacht op een reactie van iemand anders.
- Een categorie voor kleine en grote klussen
In de praktijk merken we dat veel mensen het fijn vinden om te werken met een categorie “acties < 15 minuten” en “acties > 15 minuten”.
Het idee is dus dat je al je acties / emails / taken in voor jou logische groepen onderbrengt.
Maak je eigen keuzes voor de naam
Het mooie van dit systeem is dat jij alle vrijheid hebt om de categorieën te benoemen. Je kunt de namen dus helemaal afstemmen op jouw voorkeuren en op jouw functie. Hieronder vind je een aantal voorbeelden uit onze praktijk:
Secretaresse
>> Spoed
>> Afspraken maken
>> Vergaderingen plannen
>> Acties < 15 minuten
>> Acties > 15 minuten
>> Bellen
>> Lezen en beoordelen
Verkoop Binnendienst
>> Spoed
>> Bellen aanvragen
>> Offertes maken
>> Offertes nabellen
>> Orders bevestigen
>> Wachten op prijzen voor offerte
Teammanager
>> Lezen en beoordelen
>> Plannen afspraken en vergaderingen
>> Acties < 15 minuten
>> Acties > 15 minuten
>> Personeelszaken
>> Met team bespreken
>> Met manager bespreken
Nog een aantal tips
Om maximaal effect te halen uit het slim werken met categorieën, hierbij nog even de stappen op een rij:
- Bepaal welke categorieën voor jou fijn zijn. Niet meer dan 10.
- Stel de categorieën in – dit doe je in Outlook via categorieën
- Kies een aantal momenten per dag waarin jij gaat categoriseren
- Werk als eerste jouw categorie “Spoed / Moet vandaag” weg
- Ga daarna ‘per categorie’ aan de slag met je andere categorieen.
- Bepaal aan het einde van de dag welke taken morgen echt gedaan moeten
- Geef die de categorie “Spoed / Moet vandaag”
Ik wens je veel succes!!!
Hartelijke groet,
Arjan
